Perancangan Fitur Surat Menyurat untuk Sistem Informasi Administrasi Desa

Abstract

Pengelolaan administrasi surat-menyurat di tingkat desa hingga kini masih banyak dilakukan secara manual, baik dalam proses pembuatan, pencetakan, hingga pengarsipan dokumen. Kondisi ini sering menyebabkan keterlambatan pelayanan, duplikasi data, serta risiko kehilangan atau kerusakan terhadap dokumen yang penting, sehingga berdampak pada rendahnya efisiensi pelayanan publik dalam bidang administrasi. Menyikapi permasalahan tersebut, tim pelaksana bekerja sama dengan PT. Djingga Media Teknokreatif untuk merancang sebuah sistem informasi administrasi desa berbasis website yang bertujuan untuk mendigitalisasi proses administrasi desa secara menyeluruh. Sistem ini dirancang untuk memfasilitasi pembuatan surat secara otomatis melalui template, penyimpanan arsip dalam basis data terpusat dan aman, serta pelacakan status surat secara real-time. Dengan adanya sistem ini, diharapkan perangkat desa dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, mengurangi potensi kesalahan administrasi, mempercepat proses kerja, serta memperkuat transparansi dan akuntabilitas dalam tata kelola dokumen desa. Perancangan ini merupakan langkah awal yang strategis menuju implementasi sistem informasi yang lebih modern, efisien, terintegrasi, dan adaptif terhadap kebutuhan administrasi masyarakat desa yang terus berkembang di era digital saat ini.